Devonthink和iDocument

经过知识稀缺的几十年后，「知识爆炸」反过来成了最令人困扰的事情——很多人的计算机里都存储着一大堆未经整理的数据。虽然割裂来看，每组数据都显得很有用，但将它们放在一起之后，却会使数据拥有者产生一种砸掉电脑的冲动。当然，与其抱怨人们在短短几十年内对知识的态度产生了矫枉过正的变化，还不如对自己计算机里的数据进行一番梳理。下面，我来推荐两款有助于建立个人知识库的应用。

1. iDocument $49.95

   iDocument是由ICYBLAZE开发的一款文档管理应用，这是一家极富创意的开发商，此前我研究过它出品的「图像碎片管理应用」Sparkbox，以后有机会和LittleSnapper放在一起做个评测，这是后话了。

   先将注意力回到iDocument身上，该应用的特长是整理所有文档格式的文件，例如常见的.doc、.xls、.ppt、.pages、.numbers、.keynote等，而iDocument的「杀手锏」则是PDF管理。用户只要将上述类型的文件导入iDocument资源库，就可以在整洁直观的界面中浏览并管理它们。

   

   iDocument的PDF管理界面直观而漂亮

通过「快速浏览」功能，你甚至可以在不打开外部应用的情况下预览PDF、PPT、Pages……另外，最近非常走红的「智能分组」（Smart Group）功能允许用户借助一些「条件」来实现文件的自动归类，提高文档管理的效率。

iDocument资料库有两种导入模式：一种是保持源文件不变，仅在资料库中生成相关的「替身」，用户在应用中只能对文件进行读取，而不能编辑；另一种是在资料库中复制一个拷贝版本（当然在导入时，用户可以选择删除源文件），用户可以利用关联的外部应用对资料库中的文件进行编辑，而不会影响源文件。当然，用户在进行第二种导入时，可以选择「导入后自动删除源文件」，以节省硬盘空间。但我建议在进行此类操作之前先对源文件进行备份，以免在iDocument中因误操作而对文件造成不可逆的破坏。

**特点**

借助「Incoming Folder」，iDocument找到了Dropbox中新增的文件

iDocument具有一个非常强大的「Incoming Folder」功能。你可以把任何一个文件夹设为Incoming Folder并勾选「自动导入iDocument」的选项，接下来所有在这个文件夹中发生的变化都会实时同步到iDocument中。比方说，我在该文件夹中添加了一个PDF文件，那么在iDocument中你将立即看到这个PDF。

iDocument的「Smart Rules」是一个很好用的自动管理功能

iDocument第二个亮点是支持「Smart Rules」，用户可以利用一些「条件」来管理文件，例如批量移动、重命名、加标签、加Tag、加描述……令管理过程变得很轻松。

**不足**

在iDocument中，根据「Plaint Text」找到的文件只有.txt格式

iDocument并非完美无缺，首先它的定位是「文档管理」，这就决定了它所支持的文件格式有很大的局限性。从下面的列表可以看出，除常规的文档外，iDocument不支持其他格式，比如目前主流的电子书格式.epub和Markdown文件（.markdown和.md）。 这一点令我感到非常不满。

1. Devonthink Pro $79.95

   如果说，iDocument的定位是「轻量级数据库应用」，那么Devonthink就堪称全平台全能产品1了，该应用秉承了德国货一贯的强大，是知识管理的上佳选择。

   

   Devonthink果断支持它不认识的格式，包括.epub

首先从格式上说，Devonthink几乎支持所有它认识或不认识的文件类型。即便该应用不认识这种格式，你也可以将其纳入数据库，只需建立该格式与某外部应用的关联，那么在使用「快速浏览」或「打开」指令后，你照样可以对该格式的文件进行预览和编辑。

在资料库的建立方面，Devonthink与iDocument的操作非常相似，第一次运行软件时，你需要建立一个DataBase，接着你有两种选择：一者是不移动源文件，仅在数据库中建立相关索引，这种做法的好处是不会对Finder里的文件格局造成破坏；或者是将源文件彻底导入数据库，在这种情况下，你可以大胆删除源文件（同样建议先备份）。这样做的好处是，从此你就拥有一个「可移动」的数据库了——只要有一个足够大的移动硬盘，你就可以将该数据库拷贝到任何计算机上，甚至上传到Dropbox上进行云储存。在这里，我不对上述两种方式做出推荐，大家可以根据自己的操作习惯进行选择。

**特点**

与iDocument一样，Devonthink的「Smart Group」同样强大

与iDocument一样，Devonthink也支持「Smart Group」，具体玩法与前者相似，不再赘述。而其强大之处体现在它的「养成性」，当你按照自己的方式对Devonthink的数据库做出调整后，该应用会记录你的操作习惯，并通过「自动分组」（Auto Group）、「自动归类」（Auto Classify）和「See Also」等功能实现自动管理。

在不需要的时候，「Sorter」会自动隐藏起来

Devonthink还有一些实用的小亮点，例如它的「Inbox」和「Sorter」。「Devonthink Sorter」是一个可以随机启动的小工具，平时蜷缩在屏幕边缘，当你需要将文件临时添加到数据库时，可以通过拖曳的方式将其唤出，然后把文件放入「Inbox」内。这时，你再打开Devonthink的主界面就能看到刚才添加的文件已经在「Inbox」中了，也就是说你已经成功将其添加到数据库中。这个「Inbox」相当于一个临时堆栈，在那里你可以对导入的文件进行归类、编组。而在第二种建立数据库的模式下，Devonthink将对「Inbox」内的文件进行自动管理，足以令你大开眼界。

另外，Devonthink还能通过浏览器插件及AppleScript脚本实现网页信息收集、RSS新闻源聚合以及其他一些附加功能。

「Auto Group」、「Auto Classify」、「See Also」等功能使Devonthink如虎添翼

不足

在不移动源文件的情况下所建立的数据库无法实现「自动更新索引」的功能，必须通过快捷键手动更新，这点比较麻烦。另外，Devonthink的界面设计并不惊艳，感觉过于朴素。

结论

上述两款应用的基本理念都是「像iPhoto和iTunes那样管理你的知识」。应该说，iDocument是一个专注于文档管理的「好折凳」，如果你只有文档文件需要整合，而且对界面的美观程度有一定的要求（个人认为iDocument的UI美型度是远超Devonthink的），那么可以考虑入手iDocument。 其他情况，就买Devonthink 吧。

价格

Devonthink不同版本的描述

Devonthink有3个版本，Personal的价格与iDocument差不多，但功能上有一定折扣，而Pro版本会不定时搞些活动，趁某些Bundle的机会入手，物超所值。Office版本在Pro的基础上增加了对扫描仪的支持，对个人用户来说用处不大，不值得入手。

而iDocument的定价似乎有些偏高，据说通过该链接购买iDocument可享受6折优惠，我没试过，不知真假，慎用。

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1. 另有iOS平台的Devonthink To Go可供选购。